Privacybeleid

Scoutinggroep De Watergeuzen Zaandam verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement
In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scoutinggroep De Watergeuzen Zaandam via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier. De gegevens worden door de secretaris van het groepsbestuur op een veilige plaats bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scoutinggroep De Watergeuzen Zaandam hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scoutinggroep De Watergeuzen mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Watergeuzen heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media
Scoutinggroep De Watergeuzen Zaandam maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out. Op www.dewatergeuzen.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.